Digitale Stempelkarte: der komplette Leitfaden für lokale Betriebe

Was eine digitale Stempelkarte ist

Eine digitale Stempelkarte ist dieselbe Idee wie die Karte aus Pappe: Wer wiederkommt, sammelt Stempel, und ab einer bestimmten Zahl gibt es etwas dafür. Der Unterschied liegt darin, WO die Karte liegt. Statt in der Jackentasche liegt sie im Handy – in Apple Wallet oder Google Wallet, neben Bordkarte und Konzertticket.

Das ändert drei Dinge auf einmal. Die Karte geht nicht verloren. Der Stempel kommt von selbst, sobald eine Bestellung bezahlt ist, statt dass jemand am Tresen einen Stempel sucht. Und du siehst zum ersten Mal, wie viele deiner Gäste überhaupt sammeln – etwas, das eine Papierkarte dir nie verraten hat.

Was sie NICHT ist: eine App, die deine Gäste erst installieren müssen. Das ist der häufigste Grund, warum Treueprogramme scheitern, und genau deshalb geht es bei Helora auch ohne. Mehr dazu in Stempelkarte in Apple Wallet und Google Wallet.

Wie der Stempel auf die Karte kommt

Es gibt drei Wege, und alle drei landen auf derselben Karte:

• Über die Bestellung. Bestellt ein Gast auf deiner Bestellseite und bezahlt, wird die Bestellung über seine Telefonnummer seiner Karte zugeordnet. Der Stempel kommt automatisch – ohne App, ohne Konto, ohne dass jemand etwas tun muss.
• An der Kasse. Der Gast zeigt den QR-Code seiner Karte, dein Team scannt ihn in der Helora-App. Das dauert so lange wie ein Stempel auf Papier – nur ohne Stempelkissen.
• Am NFC-Stempel. Wer das Starter-Set hat, stellt den Aufsteller auf den Tresen: Der Gast hält sein Handy an den NFC-Stempel und bekommt seinen Stempel, auch ohne Bestellung über die Seite.

Die Regel dahinter ist bewusst streng: Einen Stempel gibt es erst, wenn die Zahlung bestätigt ist. Eine Bestellung, die nie bezahlt wird, bringt keinen Stempel – und eine, die storniert wird, nimmt ihn wieder mit. So kann niemand mit abgebrochenen Bestellungen eine Karte füllen. Die genauen Regeln stehen in der Hilfe zur Stempelkarte.

Du legst selbst fest, ab welchem Bestellwert es einen Stempel gibt – in Fünferschritten. Ein Kiosk mit dem Zwei-Euro-Kaffee stellt einen kleinen Wert ein, ein Abendlokal einen größeren.

Was dein Gast dafür braucht: nichts

Das ist der Punkt, an dem digitale Programme früher gescheitert sind. Wer erst eine App laden, ein Konto anlegen und eine E-Mail bestätigen soll, sammelt nicht – er geht. Bei Helora reicht die Telefonnummer, die ohnehin an der Bestellung steht, oder ein Scan des Codes auf dem Aufsteller.

Die Karte landet dann dort, wo der Gast sie ohnehin hat: im Wallet seines Handys. Dort steht sein Stand, die nächste Prämie und bis wann die Stempel gültig sind. Ändert sich etwas, wird die Karte nachgezogen – bei Apple wie bei Google.

Wer mehr will, bekommt mehr: Im Gast-Konto und in der Helora-App sieht ein Gast alle seine Karten auf einmal. Pflicht ist das nicht. Mehr über die Gäste-Seite.

Prämien: vier Stufen statt einer Zahl

Eine Papierkarte hat ein Ziel: zehn Stempel, dann ein Kaffee. Eine digitale Karte kann mehr, und Helora nutzt das mit vier festen Stufen bei 5, 10, 15 und 20 Stempeln. Du füllst die Stufen, die du anbieten willst; jede belegte Stufe trägt eine Prämie.

Die niedrigste belegte Stufe ist das Mindeste, was ein Gast erreichen kann. Die höchste ist die Länge seiner Karte. Wer nur die Zehn belegt, hat genau die Zehnerkarte von früher – wer alle vier belegt, gibt dem Kaffeetrinker früh eine Kleinigkeit und dem Abendgast am Ende das Große.

Wichtig zu wissen, bevor du die Stufen festlegst: Eingelöst wird genau die gewählte Stufe, und sie wird abgezogen. Was darüber liegt, bleibt. Wie das rechnet und welche Stufe zu welchem Betrieb passt, steht in Prämien richtig festlegen.

In wenigen Minuten eingerichtet

Die Karte gehört zu jedem Helora-Konto und läuft vom ersten Tag an. Beim Einrichten fragt der Assistent genau zwei Dinge: ab welchem Bestellwert es einen Stempel gibt, und was es auf welcher Stufe dafür gibt. Alles andere – Farben, Logo, Titelbild, Verfall – findest du später im Stempelkarten-Studio.

• Design: Deine Marke, dein Logo, dein Titelbild. Die Karte trägt deine Farbe, nicht unsere.
• Regeln: Mindestbestellwert für den Stempel, Mindestbestellwert fürs Einlösen, die vier Prämienstufen, der Verfall.
• Aufsteller: Ein fertiges Motiv mit QR-Code für Tresen, Tisch und Schaufenster – zum Drucken oder als Datei.

Jede Änderung im Studio gilt sofort, auch für Gäste, die schon sammeln. Bevor du speicherst, sagt dir die App, wie viele Gäste dadurch eine erreichte Prämie verlieren würden. Wie du die Karte Schritt für Schritt einstellst, steht in der Hilfe.

Was eine digitale Stempelkarte kostet

Bei Helora startest du ohne Monatsbeitrag, und eingelöste Prämien kosten nichts. Das Free-Paket nimmt bis zu 20 Stammgäste je Standort auf – Gäste mit mindestens einem Stempel. Wer mehr Stammgäste hat, wechselt zu Starter – mit unbegrenzt vielen.

Die aktuellen Zahlen stehen auf der Preisseite – Zeile für Zeile, ohne Annahmen über Umsatz, die niemand nachprüfen kann.

Häufige Fragen

Braucht mein Gast eine App?

Nein. Die Karte liegt im Wallet, der Stempel kommt über die Telefonnummer oder den Scan am Tresen. Die Helora-App für Gäste gibt es zusätzlich – für alle, die ihre Karten an einem Ort sehen wollen.

Was passiert mit meinen Papierkarten?

Lass sie auslaufen. Wer noch eine volle Papierkarte bringt, bekommt seine Prämie wie versprochen – und beim nächsten Besuch die digitale Karte. Ein Umstieg über Nacht ist nicht nötig; der Vergleich Papier oder digital zeigt, wie der Wechsel ohne Bruch geht.

Kann ich die Karte später ändern?

Ja, jederzeit. Stufen, Prämien und Mindestwerte lassen sich im Studio ändern und gelten dann für alle. Was ein Gast schon gesammelt hat, bleibt ihm erhalten.

Funktioniert das auch ohne Bestellseite?

Ja. Ein Friseur, ein Kosmetikstudio oder ein Laden ohne Onlinebestellung stempelt an der Kasse oder über den NFC-Stempel. Für Betriebe ohne Speisekarte gibt es die Prämie als freien Text – „eine Haarkur gratis“, „ein Produkt nach Wahl“.